سیدمحمد اعظمی‌نژاد *
منبع Mindtools-Smart Manager
انضباط سازمانی یکی از الزامات مهم برای حرکت به جلو در هر کسب‌وکار است. تهیه، تدوین و رعایت یک برنامه انضباطی مناسب می‌تواند سازمان را به محلی امن‌تر و بهره‌ورتر تبدیل کند.
وقتی در سازمان انضباط کاری حاکم باشد، شرایطی فراهم می‌شود تا کارکنان و مدیران بهترین رفتار ممکن را برای کار از خود نشان دهند.

 معرفی ابزار 
انضباط سازمانی به معنای تعهد ریشه‌دار و عمیق هر یک از کارکنان در سازمان است. به تعبیری دیگر انضباط در سازمان یعنی انجام کار درست توسط همه افراد در همه زمان‌ها. رعایت انضباط ممکن است نشان‌دهنده بخشی از فرهنگ هر سازمان باشد.
اغلب سازمان‌ها برای اینکه بتوانند فرآیندهای کلیدی خود را با شرایط بهتری مدیریت کرده و شرایطی انضباطی بر آن حاکم کنند، از رویکردهای تهیه و تدوین دستورالعمل و شیوه‌نامه استفاده می‌کنند، اما با وجود مناسب بودن این رویکردها، چرا در اغلب سازمان‌ها، کارکنان به این سندهای انضباطی عمل نمی‌کنند؟ در این نوشتار گام‌های اجرایی ابزار رعایت انضباط سازمانی معرفی خواهد شد:

1. باور داشته باشید که انضباط سازمانی یک الزام است. هرچقدر فرآیندهای کاری در سازمان از حساسیت‌های بیشتری برخوردار باشد، نیاز به وجود انضباط در سازمان بیشتر احساس می‌شود. برای مثال وقتی ماهیت سازمان حمل و نقل هوایی یا یک نیروگاه هسته‌ای باشد، استفاده از برگه‌های کنترلی و انجام تاییدیه در هر مرحله که بخشی از انضباط سازمانی است کاملا ضروری خواهد بود. باید در سازمان خود به این باور برسید که برای رعایت انضباط هیچ راه میانبری وجود ندارد. 
یادآوری این نکته مهم است که هر محصول یا خدمت با سطح کیفی پایین نتیجه عدم رعایت انضباط در فرآیندهای کاری است و می‌تواند منجر به ایجاد هزینه‌های زیادی برای سازمان شود. 
2. وضعیت موجود سازمان را مورد ارزیابی قرار دهید. با تعریف شاخص‌هایی جهت ارزیابی انضباط سازمانی، وضعیت موجود سازمان را با استفاده از یک تیم مجرب، ارزیابی کنید.
به این ترتیب خواهید توانست نقاط قوت و قابل بهبود را شناسایی و برجسته کنید. برای اینکه بتوانید تصویری واقعی از وضعیت موجود به‌دست آورید نیاز به سطح اعتماد بالایی از تیم ارزیابی دارید. پیشنهاد می‌شود برای ارزیابی از یک ابزار مشخص و در بازه‌های زمانی معین استفاده کنید. 
3. برای انضباط سازمانی، طرح جامع تهیه کنید. با ابتکار عمل و با استفاده از افراد تاثیرگذار سازمان، برنامه‌ریزی دقیق، جامع و منطبق بر ارزش‌ها و فرهنگ‌های سازمان برای انضباط سازمانی تدوین کنید. طرح جامع تدوین شده، باید قابلیت اجرا در سازمان را داشته باشد.
4. بر انضباط سازمانی تمرکز کنید. منظور تمرکز بر تک تک فعالیت‌های روزانه‌ای است که توسط کارکنان در حال انجام است. این موضوع به ویژه برای فرآیندهای کلیدی سازمان اهمیت دوچندان دارد. با استفاده از مشارکت حداکثری کارکنان درگیر در فرآیندهای کلیدی و با دقت کامل روش‌های انجام کار را مستند کنید و آن را در صورت کمترین تغییر به روز نگه دارید. به یاد داشته باشید که در موضوع انضباط کاری، با فرآیند بهبود مستمر روبه‌رو هستید.
اگر مدیریت سازمان در ارائه دستورالعمل‌ها و روش‌ها از تمام ظرفیت‌های فنی و دانشی سازمان استفاده نکند، کارکنان بر سر یک دوراهی خطرناک قرار می‌گیرند، ممکن است از سند انضباطی نامناسبی که تهیه شده است پیروی کنند و یک نتیجه بد برای سازمان ایجاد کنند یا اینکه آنچه تهیه شده است، نادیده بگیرند و فعالیت‌های خود را با «روشی بهتر» انجام دهند که در این صورت با نادیده گرفتن دستورات مدیریت سازمان دچار بی‌انضباطی سازمانی خواهند شد. 
5. برای انضباط سازمانی اولویت‌بندی کنید. قرار نیست یک شبه یک سازمان منضبط ایجاد کنید، ضمن اینکه همه فرآیندهای سازمان نیز دارای یک درجه از اهمیت نیستند. بنابراین بهتر است برای تهیه دستورالعمل، روش و شیوه‌نامه فرآیندها را اولویت‌بندی کنید. بدیهی است مواردی که با مسائل ایمنی کارکنان و پس از آن با مسائل مالی سازمان ارتباط دارد می‌توانند در ابتدای فهرست این اولویت‌ها قرار گیرند. 
6. فرآیندهای انضباطی سازمان را تقویت و حمایت کنید. با وجود اینکه انضباط می‌تواند علامتی مثبت در فرهنگ سازمانی باشد، نیاز است برای افرادی که احتمالا از قوانین انضباطی پیروی نمی‌کنند بیانیه‌ای روشن در خصوص پیامدهای بی‌انضباطی در سازمان تدوین شود. پیامدهای بی‌انضباطی در سازمان شامل پنج مرحله: 1) اخطار شفاهی، 2) اخطار کتبی، 3) ادامه کار به‌صورت مشروط، 4) مرخصی اجباری بدون حقوق و 5) اخراج باشد. 
به خاطر داشته باشید برای افراد باانضباط سازمان نیز باید برنامه تشویقی تهیه کنید. نکته قابل توجه در این گام برابری همه سطوح کارکنان از پایین‌ترین سطح تا بالاترین رده سازمانی است، چرا که همه سازمان باید رعایت انضباط را بخشی از وظایف محوله بدانند. 
7. قوانین انضباطی را پیاده‌سازی و اجرا کنید. قوانین انضباطی باید به ساده‌ترین شکل ممکن قابل اجرا و پیاده‌سازی باشد. این قوانین و انتظارات سازمان از کارکنان در قبال آنها باید به‌طور شفاف به اعضای سازمان ابلاغ شود. هر فردی در سازمان باید مسوولیت دقیق خود را در هر یک از سندهای انضباطی به خوبی درک کرده باشد. مهم‌ترین موضوعات در این گام پیگیری مصرانه مدیریت، ارتباط مستمر دوسویه با افراد و پاسخگویی سریع به پرسش‌ها و ابهامات آنها است. 
8. به‌طور مستمر سازمان را از نظر قوانین انضباطی مورد ارزیابی قرار دهید. بعد از اطمینان از برداشته شدن گام‌های 2 به بعد، به‌طور مداوم وضعیت سازمان را مورد ارزیابی و پایش قرار دهید. در این ارزیابی‌ها باید بتوانید پیشرفت واقعی سازمان در رعایت انضباط را به خوبی مشاهده کنید. 
به یاد داشته باشید با وجود اینکه در اغلب اوقات واژه «انضباط» بار منفی و تنبیهی برای کارکنان دارد، اما انضباط سازمانی به عنوان یکی از عوامل موثر در فرهنگ سازمانی، می‌تواند سازمان را برای رسیدن به شرایط آرمانی توانمند و آماده کند. 
* عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)