سید محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
چگونه می‌توانید تجزیه و تحلیل کنید که سازمان شما در مسیر درستی برای تحقق اهداف خود قرار گرفته است؟ این سوالی است که از گذشته در اغلب سازمان‌ها مطرح شده و برای آن پاسخ‌های متفاوتی نیز ارائه شده است. برخی رویکردها نگاه به وضعیت داخلی سازمان دارد، بعضی دیگر محیط خارجی را مورد بررسی قرار می‌دهند و تعدادی دیگر با رویکردی ترکیبی به این موضوع نگاه می‌کنند.

در این نوشتار ابزار چارچوب 7s مک کینزی برای اطمینان از بهبود عملکرد و هماهنگی در سازمان معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
ابزار 7s مک کینزی از هفت عامل مهم تشکیل شده و به دو گروه «نرم» و «سخت» تقسیم می‌شوند:



معمولا تدوین، شناسایی و اثرگذاری مدیریت بر عوامل«سخت» آسان‌تر است، این عوامل شامل استراتژی، ساختار، فرآیندها و نظام‌های سازمان است.  از آنجا که عوامل «نرم» کمتر ملموس هستند تشریح آنها کمی دشوارتر است و بیشتر از فرهنگ سازمان نشات می‌گیرد. عوامل «نرم» برای کسب موفقیت سازمان به اندازه عوامل«سخت» دارای اهمیت هستند.
این عوامل را می‌توان به شرح زیر بیان کرد:
* استراتژی (Strategy): برنامه مدونی است که سازمان برای ایجاد مزیت رقابتی ایجاد می‌کند.
* ساختار (Structure): ساز و کاری است که در آن ارتباطات داخل سازمانی و شرح وظایف، تشریح شده است.
* نظام‌ها (Systems): فعالیت‌ها و دستورالعمل‌های روزانه‌ای است که کارکنان بر طبق آن عمل می‌کنند.
* ارزش‌های مشترک (Shared Values): ارزش‌های محوری است که نشان می‌دهد فرهنگ سازمان منطبق با آن شکل گرفته است.
* سبک‌ها (Style): سبک رهبری مدیران سازمان این عامل را تشکیل می‌دهد.
* کارکنان (Staff): افراد و قابلیت‌های عمومی آنها.
* مهارت‌ها (Skills): مهارت‌ها و شایستگی‌های کارکنان سازمان.
برای اینکه سازمانی بتواند به موفقیت دست‌ پیدا کند، نیاز به رشد متوازن در هفت عامل معرفی شده در این ابزار دارد. این ابزار می‌تواند به شما در شناسایی نقاط بهبود و همترازی با دیگر عوامل کمک کند. در اینجا برخی سوالات کلیدی که این ابزار در اختیار شما قرار می‌دهد تا از نقطه (الف) یا نقطه آغازین به نقطه (ب) یا نقطه مطلوب برسید، ارائه شده است:
* استراتژی ما چیست؟
* روش‌های تحقق اهداف سازمان چگونه است؟
* با شرایط شدید رقابتی چگونه مواجه می‌شویم؟
* سازماندهی سازمان چگونه است؟
* وضعیت سلسله مراتب چگونه است؟
* وضعیت هماهنگی واحدهای سازمان چگونه است؟
* نظام‌های اصلی سازمان کدامند؟ نظام‌های منابع انسانی، مالی و ارتباط را جزو ارکان اصلی در نظر بگیرید.
* این نظام‌ها چگونه کنترل و پایش می‌شوند؟
* ارزش‌های اصلی سازمان کدامند؟
* فرهنگ سازمانی غالب چیست؟
* ارزش‌های موجود چقدر قدرتمند و تاثیرگذارند؟
* آیا سبک رهبری سازمان مشارکتی است؟
* رهبر سازمان تا چه اندازه تاثیرگذار است؟
* آیا کارکنان روحیه همکاری دارند یا رقابت؟
* آیا تیم‌های کاری نام گذاری شده، در سازمان فعال هستند؟
* قوی‌ترین مهارت‌های کارکنان سازمان کدامند؟
* آیا نقاط ضعف مهارتی خاصی در سازمان وجود دارد؟
* آیا کارکنان توانایی انجام کار محوله را دارند؟
* مهارت‌های سازمان چگونه پایش و ارزیابی می‌شوند؟
برای استفاده از این ابزار می‌توانید از کاربرگ مرتبط با آن که در وبلاگ (hrjournalist.blogfa.com) قابل دسترسی است استفاده کنید.
برای کنترل همترازی عوامل مراحل زیر را طی کنید:
* با ارزش‌های مشترک شروع کنید. آیا آنها با ساختار، نظام‌ها سازگاری دارند؟ اگرنه، نیاز به چه تغییراتی دارند؟
* سپس به عناصر سخت نگاه کنید. آیا این عوامل از دیگر عوامل به خوبی حمایت می‌کنند؟ تغییرات مورد نیاز آنها را شناسایی کنید.
* مرحله بعدی مرور عوامل نرم است. آیا آنها عوامل سخت را پشتیبانی می‌کنند؟ اگرنه، به چه تغییراتی نیاز دارند؟
با تجزیه و تحلیل مستمر این عوامل می‌توانید به نتیجه قابل قبول (عملکرد بهتر سازمان) دستیابی پیدا کنید.
* عضو هیات‌رییسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران