ابزار کمک به افراد برای کار اثربخش

سید محمد اعظمی‌نژاد*
منبع: Mindtools
تصور کنید شما با بهترین افراد سازمان برای حل یک مساله تشکیل یک تیم کاری داده‌اید، اما با وجود اینکه امید زیادی به این تیم برای گرفتن نتیجه داشتید، ممکن است مشاهده کنید که آنها تصمیمات نادرستی گرفته‌اند و از این بابت احساس نا امیدی کنید.
نمونه‌های معمولی برای یک تیم کاری ناموفق می‌تواند اینگونه باشد؛ در شروع جلسه یکی از اعضای تیم‌ایده‌های بسیار خوبی مطرح می‌کند، اما متوجه می‌شوید این فرد به طور مداوم در حال مچ‌گیری از دیگر اعضا است و اجازه ابراز وجود به دیگران نمی‌دهد. فرد دیگری از اعضای تیم، به سختی در بحث‌های کاری مشارکت می‌کند و هر زمان از او نظر خواسته می‌شود، به راحتی می‌گوید با نظر دیگر اعضا موافق است. بالاخره فرد دیگری از اعضای تیم هم نظر طنزآمیزی در زمانی نامناسب ارائه می‌دهد که موجب انحراف از بحث اصلی جلسه می‌شود.


پویایی یک تیم کاری موضوع قابل تشخیصی است. در چنین تیم‌هایی اعضای تیم به یکدیگر اعتماد دارند، سعی می‌کنند به سمت تصمیم گیری جمعی حرکت کنند و همگی خود را در نتایج به دست آمده مسوول می‌دانند. پژوهشگران به این نتیجه رسیده‌اند که میزان بروز خلاقیت و نوآوری در یک تیم مثبت و پویا نسبت به یک تیم متوسط تقریبا دو برابر است.
در گروهی با میزان پویایی کم، رفتار افراد کار را به اختلال می‌کشاند. چرا که ممکن است یا گروه به هیچ تصمیمی نرسد و اگر هم به تصمیمی برای اجرا برسد، آن تصمیم از اساس غلط باشد، چرا که اعضای تیم توان یک بررسی کامل و اثربخش را نداشته‌اند.

چه عواملی باعث ضعف پویایی
در تیم می‌شود؟
رهبران و اعضای گروه می‌توانند در پویایی تیم نقش مهمی ایفا کنند. اجازه دهید شایع‌ترین مسائلی که در این مورد اتقاق می‌افتد، با هم مرور کنیم:
 مدیریت ضعیف: زمانی که یک تیم، مدیری قوی نداشته باشد، می‌توان پیش‌بینی کرد تیم به خوبی جهت‌گیری نمی‌کند، اصطکاک‌ها بیشتر می‌شود و حتی تمرکز تیم بر اولویت‌های اشتباه است. بنابراین می‌توان حدس زد که چقدر این عامل برای پویایی تیم حیاتی است.
 احترام بیش از حد به قدرت: زمانی که افراد تیم به رهبر تیم به دلیل اختیارات سازمانی که دارد بیش از حد احترام بگذارند، به تدریج مشاهده می‌شود افراد از ابراز عقیده و‌ایده‌ها خودداری می‌کنند.
 مانع تراشی: افراد تیم با روش‌های مختلفی می‌توانند موجب ایجاد مانع برای پیشرفت تیم شوند، بعضی از افراد همیشه با نظرات دیگران مخالفت می‌کنند و منفی بافی می‌کنند و بعضی دیگر جلسات را به سخره می‌گیرند و در زمان‌های مهم تصمیم‌گیری بذله‌گویی می‌کنند و مواردی دیگر که قابل شناسایی است.
 عدم مشارکت در تیم: بعضی از افراد تیم، بی‌خیال موضوعات تیم کاری هستند و در عمل مسوولیت‌ها را به دوش دیگران می‌اندازند.
 دلهره ارزیابی: ترس از این موضوع که عملکرد تیم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد، موجب می‌شود افراد شجاعت کمتری برای تصمیمات نشان دهند.

معرفی ابزار
برای اینکه بتوانید تیمی پویا در کنار خود داشته باشید، این راهکارها پیشنهاد می‌شود:
 تیم خود را بشناسید؛ به عنوان یک رهبر، شما نیاز به توسعه افراد تیم خود دارید. شما باید بدانید در هرمرحله از فعالیت‌ها، اعضای تیم چه توانایی‌هایی نیاز دارند و چنانچه نیاز به توانمندسازی دارند، شروع به برنامه‌ریزی و اقدام کنید.
 به مشکلات تیم به سرعت رسیدگی کنید؛ اگر متوجه شدید یکی از اعضا با دیگر اعضای تیم دچار چالش شده است به سرعت برای حل آن اقدام کنید. ارائه بازخورد، به فرد مورد نظر می‌تواند راهکار خوبی برای این موضوع
باشد.
 نقش‌ها و مسوولیت را تعریف کنید؛ در تیمی که نقش‌ها و مسوولیت‌های افراد مشخص باشد، پویایی تیم بسیار بیشتر است؛ چرا که هر فرد می‌داند در راستای چه ماموریتی فعالیت می‌کند. شاید لازم باشد به طور دوره‌ای این نقش‌ها را برای افراد یادآوری کنید.
  بر ارتباطات تمرکز کنید؛ ارتباطات مناسب نقش مهمی در پویایی تیم دارد، بنابراین سعی کنید با همه افراد تیم، ارتباطی مناسب برقرار کنید. از همه روش‌های رایج مانند ارسال ایمیل، برگزاری جلسه، به اشتراک گذاری اسناد و مذاکره حضوری استفاده کنید تا هیچ ابهامی در انتقال مطالب باقی نماند. هر تغییر یا تصمیمی باید در زمان و مکان به موقع و مناسب به اطلاع اعضای تیم
برسد.
 توجه داشته باشید؛ به هر علامتی که نشانه ضعف در پویایی تیم است توجه داشته باشید و واکنش نشان دهید. چرا که اقدام و واکنش به موقع شما می‌تواند باعث شود تیم شما همیشه در بهترین وضعیت عملکرد باقی
بماند.
یک تیم کاری پویا محصول علم و هنر رهبری است که نتایج حاصل از عملکرد تیم خود را بسیار ارزشمند می‌سازد!